Verwaltung

Nach der Erfassung von Geschäftsvorfällen durch die Formulare, muss natürlich auch der Verlauf des Geschäftes nachverfolgt und ggf. korrigiert werden. Auch möchte man nicht jedes Mal ein Angebot oder eine Rechnung neu erstellen, sondern möglichst aus einem ähnlichen Formular einfach erzeugen und nur ändern.

Die Anzeige der Formulare ist nach Art in den Laschen verteilt. Die Lasche Übersicht zeigt alle Rechnungen und Gutschriften gemeinsam um in der Summenstatistik am unteren Bildschirmrand den aktuellen Stand aller relevanten Geschäftsvorfälle zu reflektieren. Die anderen Laschen zeigen jeweils die erfassten Formulare nach Ihrem Typ.

Falls Sie eine Online-Verbindung zur rhvFibu hergestellt haben (Einstellungen/Kontierung/Fibu), wird die Information zu dem angeschlossenen Mandanten auf der linken Seite angezeigt. Auf der rechten Seite finde Sie die jeweilige Statistik zu den aktuellen Formularen in der Lasche. Die Statistik zeigt nur die Werte von bereits gedruckten Formularen (verbindliche Formulare) unter Berücksichtigung der eingestellten Filter (s.u.).

Wenn Sie z.B. das Filter auf das aktuelle Jahr (2008) stellen und kein Suchfilter eingestellt ist, sehen Sie unter der Lasche Übersicht den genauen Stand der Summe der ausgestellten Rechnungen/Gutschriften, wie viel davon bereits bezahlt ist und den Stand der offenen Posten.

Hier sind die Hauptfunktionen zusammengefasst. Die Schaltfläche Zahlung ruft den Dialog zur Eingabe von Zahlungen auf, mit Wiedervorlage können Sie ein Formular in den Kalender eintragen um eine Wiedervorlage zu terminieren. Mit Löschen können Sie ein Formular entfernen, wenn es noch nicht gedruckt wurde. Wenn ein Formular noch nicht gebucht wurde, kann man mit Bearbeiten das Formular noch komplett verändern. Die Schaltfläche Liste druckt eine Bestandsliste der aktuellen Anzeige und mit Formulare wird der Seriendruck (s.u.) gestartet.

Eine besonders elegante Funktion können Sie über E-Mail ausführen. Die Funktion erzeugt im Hintergrund eine PDF-Datei von dem ausgewählten Formular und ruft dann die Funktion E-Mail senden auf. Dabei wurde die PDF-Datei direkt als Anlage zur E-Mail hinzugefügt und kann an den Empfänger gesendet werden.

Wenn Sie nur ein Formular drucken möchten, können Sie die Funktion Formulardruck auch einfach durch Doppelklick auf eine Zeile in der Tabelle ausführen.

Wenn Sie die Funktionstaste Formulare drucken verwenden, wird die gesamte Liste, die gerade angezeigt wird, abgearbeitet. D. h. das Programm nimmt jede Zeile der Liste und bietet das Formular zum Druck an. Über das Optionsfenster, das vor jedem Formulardruck angezeigt wird, können Sie zusätzlich entscheiden, ob das Formular ggf. ignoriert werden soll. Wenn Sie hier die Taste Abbruch betätigen wird der gesamte Seriendruck abgebrochen.

TIP: Über die Filtereinstellungen und/oder der Suchfunktion können Sie genau einstellen, welche Formulare am Seriendruck teilnehmen. Z.B. können Sie das Filter auf ungedruckt einstellen, dann werden nur noch alle Formulare angezeigt, die noch nicht gedruckt wurden. Da sich der Seriendruck immer auf die Anzeige bezieht, werden dann auch nur alle ungedruckten Formulare im Seriendruck berücksichtigt.

Das Buchen arbeitet (wie beim Seriendruck) alle angezeigten und noch nicht gebuchten Formulare ab. Auch hier können Sie zusätzlich über die Filtereinstellungen und/oder Suche einschränken, welche Formulare das Stapelbuchen berücksichtigen soll.

Wenn Sie die Schnittstelle zur rhvFibu verwenden, können Sie das Buchen der Bewegungen bei jedem Formular noch abbrechen, da hier für jedes Formular der Dialog zum Übertragen der Buchungen angezeigt wird und den Abbruch zulässt.

Die zweite Funktionsleiste ist für die Anzeige verantwortlich und enthält die Funktion zum Buchen der Formulare.

Die erste Schaltfläche steuert die Anzahl Zeilen, die in der Tabelle zu jedem Formular angezeigt werden:

•	Standard (komprimiert) Die Anzeige der Kundeninformation beschränkt sich auf die Kundennummer und den Namen. Das ist sinnvoll wenn Sie sehr viele Einträge in der Tabelle verwalten müssen.

•	3-zeilig Die Anzeige zeigt neben der Kundennummer in der Standardzeile die ersten zwei Zeilen der Adresse. Diese Einstellung ist der beste Kompromiss zwischen Übersicht und Information.

•	komplett Unter der Standardzeile wird die komplette Adresse des Kunden angezeigt.

Die nächste Schaltfläche dient zum Filtern der Anzeige. Hier können Sie eine optimale Voreinstellung über den Umfang der Anzuzeigenden Formulare treffen.

•	Offene Vorgänge Es werden alle Formulare angezeigt deren Status noch nicht erledigt ist. Das sind alle noch nicht gedruckten Formulare, alle noch nicht vollständig bezahlten Formulare und alle Vorgänge die noch nicht gebucht wurden.

•	Nicht bezahlt Angezeigt werden alle Vorgänge, die noch nicht vollständig bezahlt wurden.

•	Nicht gedruckt Alle Formulare die erfasst aber noch nicht gedruckt sind (unverbindliche Vorgänge).

•	Teilweise erledigt Teilweise gebuchte Rechnungen – z. B. die Rechnung wurde bereits gebucht (SOLL-Versteuerung) aber die Zahlung noch nicht.

•	Erledigte Vorgänge Alle vollständig abgearbeiteten Vorgänge einschließlich der gesperrten Formulare (Archiviert).

•	Jahr Das Programm erweitert die Anzeige des Filters automatisch um alle Jahre die im Bestand der Formulare vorkommen. Diese Auswahl gibt uns einen Gesamtüberblick über alle Vorgänge eines Jahres.

Über das Suchen können Sie die Anzeige nochmals nach ganz bestimmten Formularen filtern. Angenommen Sie suchen eine bestimmte Rechnung aus dem Jahre 2008 von einem Kunden aus Düsseldorf. Betätigen Sie die Schaltfläche Suchen. Es wird der Suchdialog mit allen möglichen Suchfeldern angezeigt. Geben Sie im Feld Datum einfach 2008 ein und im Feld Adresse die Stadt Düsseldorf. Bestätigen Sie die Suche mit Ausführen.

Die Anzeige zeigt Ihnen jetzt nur noch alle Formulare aus dem Jahr 2008 mit dem Wort Düsseldorf in der Adresse.

Wenn Sie wieder zur vorherigen Anzeige zurückschalten möchten betätigen Sie die Schaltfläche Suchfilter entfernen hinter Suchen, die bei eingeschaltetem Suchfilter automatisch eingeblendet wird.

Die Schaltfläche Buchen ist dafür verantwortlich, ob ein Vorgang als erledigt, teilweise erledigt oder nicht erledigt gekennzeichnet wird. Der Zustand eines Formulars kann an den Indikatoren in der ersten Spalte der Tabelle abgelesen werden.

Wenn Sie mit der Maus auf eine Spaltenüberschrift in der Tabelle klicken (ab Spalte Nummer) wird die Anzeige nach dieser Spalte sortiert. Ein nochmaliges Klicken auf die Spalte kehrt die Sortierreihenfolge um (absteigend / aufsteigend). Wenn Sie die Sortierung wieder aufheben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift.