Sonderfunktionen

Sonderfunktionen mit der rechten Maustaste

Ein Formular kann nur gelöscht werden, wenn es noch nicht gedruckt wurde. Beim Drucken wird die nächste fortlaufende Rechnungsnummer vergeben und damit ist das Formular verbindlich. Der Gesetzgeber verlangt eine fortlaufende Nummerierung der Rechnungen und Gutschriften.

Wenn Sie also tatsächlich ein Formular gedruckt haben und komplett stornieren möchten, müssen Sie eine Gutschrift dafür erstellen um den Vorgang gesetzestechnisch einwandfrei abzuschließen. Das ist leicht gemacht, da Sie über die Funktion Formular kopieren (s.u.) einfach die Rechnung in eine Gutschrift kopieren können und über das Buchen ausgleichen.

Da Sie aber in diesem Fall keine Zahlung buchen können oder wollen, sollte der Vorgang aber zumindest abgeschlossen werden können. Hierfür verwenden Sie die Funktion Formular sperren. Sperren Sie sowohl Rechnung als auch Gutschrift, damit erscheint der Vorgang nicht mehr in der Liste unter offene Vorgänge.

Formulare kopieren

Je nach Art des Formulars, das Sie kopieren, wird eine Auswahl an Formulartypen angezeigt, die als Ziel für eine Kopie in Frage kommen. In diesem Beispiel haben wir ein Angebot ausgewählt und die Funktion Formular kopieren gewählt. Das Programm bietet jetzt die Möglichkeit an, das Angebot zu duplizieren, oder in eine Rechnung oder Auftragsbestätigung zu kopieren. Rechnung und Auftragsbestätigung sind in diesem Fall zulässige Ziele für ein Angebot.

Nachdem Sie den Dialog mit OK bestätigt haben wird das Formular erzeugt und in der Übersicht angezeigt.

Die Funktion stellt eine enorme Erleichterung für die tägliche Arbeit dar. Wenn z.B. ein Angebot vom Kunden akzeptiert wurde, kann man das Formular einfach in eine Auftragsbestätigung und/oder Rechnung kopieren und nur noch durch wenige Eingaben (Liefer- Zahlungsbedingungen etc.) vervollständigen.

Ebenso wenn sich Angebote ähneln und nur geringfügig modifiziert werden müssen – einfach kopieren und für einen anderen Kunde bearbeiten – fertig!

Hinweis

Lieferscheine können nicht als Ausgangsformulare erstellt werden, sondern werden ausschliesslich als Kopie von einer Auftragsbestätigung oder einer Rechnung erstellt. Wenn Sie also mit Lieferscheinen arbeiten, sollten Sie den Auftrag als Auftragsbestätigung erfassen und dann Rechnung und Lieferschein als Kopie erzeugen und ggf. abändern.

Wenn Teillieferungen erforderlich sind, kopieren Sie die jeweiligen Lieferscheine immer vom Ausgangsformular und ändern ggf. die Artikel und Mengen.