Buchen

Der Vorgang beim Buchen unterscheidet sich, abhängig davon ob Sie die rhvFibu-Schnittstelle verwenden oder nicht. Die Auswirkungen auf die Verwaltung der Formulare sind aber identisch. Grundsätzlich erzeugt das Buchen einen Status für ein bestimmtes Formular und ist damit betriebswirtschaftlich relevant. Schließlich müssen die Belege ja steuerlich erfasst werden, um eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu ermöglichen. Dabei ist es unerheblich ob Sie die Buchhaltung im Hause mit der rhvFibu führen oder beim Steuerberater.

Voraussetzung für die ordnungsgemäße Ablage der Formulare in der Buchhaltung ist die Kontierung (siehe Einstellungen). Beim Buchen werden die Buchungssätze im  Journal gespeichert und können so direkt als Buchungsvorlage zum Steuerberater gehen oder aber in der rhvFibu direkt verbucht werden.

Fall 1: Buchen ohne rhvFibu

Drücken Sie die Taste Buchen. Das Programm durchläuft alle Zeilen der gerade angezeigten Liste und erkennt automatisch was gebucht werden soll (Nur Rechnung, oder Zahlung oder beides). Nach wenigen Augenblicken zeigt der Status in der Zeile an, was gerade passiert ist. Sie können die Buchungen auch direkt in der Funktion Buchungsjournal überprüfen. Falls aus einem Grund keine Buchung erfolgen konnte (z.B. keine Bewegung im Formular) erhalten Sie einen Hinweis.

Fall 2: Buchen mit rhvFibu

Hier können Sie ebenfalls aus 2 Varianten wählen: Wenn Sie direkten Zugang zu den Daten der rhvFibu haben, können Sie den Zugang für die direkte Verbindung einrichten (Einstellungen/Kontierung/Fibu). Falls Sie keine Zugang zu den Daten haben (isolierter Rechner, keine Zugangsberechtigung) können Sie die Buchungen in der Funktion Buchungsjournal exportieren und zum Stapelbuchen an die Kollegen aus der Buchhaltung weitergeben.

Bei einer Online-Verbindung sehen Sie in der Statuszeile der Verwaltung den Mandanten der rhvFibu und die derzeit aktuelle Buchungsperiode. Diese Informationen sind relevant für das Buchen. Neben der Funktionstaste Buchen sehen Sie eine Auswahlbox in der die Auswahl <Rechnungsdatum> voreingestellt ist. Mit dieser Einstellung wird die Buchungsperiode für die Finanzbuchhaltung automatisch ermittelt.

Beim Klick auf die Auswahl werden zusätzlich alle verfügbaren Buchungsperioden der rhvFibu angezeigt. Das ist hilfreich wenn Sie einen Geschäftsvorfall in eine bestimmte Periode „zwingen“ möchten. Das wäre der Fall, wenn die Buchhaltung noch auf dem Stand Juli 2008 ist und Sie bereits eine Rechnung für den Monat August 2008 buchen möchten. In diesem Fall stellen Sie die Auswahl auf Folgemonat.

Die Regel hierfür lautet: Belege dürfen in die Vergangenheit gebucht werden aber niemals in die Zukunft. Das würde für unser Beispiel bedeuten, das ich beim Stand der Buchhaltung Juli 2008 zwar Belege für August 2008 buchen könnte aber nicht für September 2008.

Aber auch das stellt kein Problem dar, da das Programm erkennt ob die Buchung möglich ist und ggf. den Vorgang solange ablehnt, bis die Buchhaltung über den Monatsabschluss eine erreichbare Periode zur Verfügung stellt.