Formulare

Die Funktionalität aller Formulare ist weitestgehend identisch und wird daher gemeinsam beschrieben. Bei der Erfassung unterscheiden sich die Formulare nur durch die Liefer- und Zahlungsbedingungen. Bei Rechnung und Auftragsbestätigung werden die Liefer- und Zahlungsbedingungen angegeben, bei Angebot und Gutschrift kann an dieser Stelle ein Fusstext erfasst werden, in dem Sie zusätzliche Anmerkungen eingeben können.

Funktionstasten

Mit Neu(F2) werden alle Eingaben zurückgesetzt. Löschen(F3), ebenso wie Bearbeiten(F4) bezieht sich auf die aktuell ausgewählte Zeile in der Tabelle. Das Suchen (F5) ist abhängig von dem aktuellen Eingabefeld (Kundennummer, Artikelnummer). Mit Drucken(F6) wir das Formular gespeichert und die Druckvorschau angezeigt. Mit Speichern (F8) wird das Formular gespeichert.

Empfänger

Geben Sie hier eine Kundennummer ein oder verwenden Sie die Suchfunktion um eine vorhanden Adresse auszuwählen. Die Suchfunktion erreichen sie entweder durch Klick auf die Lupe im Eingabefeld, Klick auf die Schaltfläche Suchen in der Funktionsleiste oder durch drücken der Taste F5 im Eingabefeld. Die gleiche Funktionalität steht auch bei der Eingabe der Artikelnummer zur Verfügung. Die Adresse kann ggf. überschrieben werden.

Datum

Geben Sie hier das Belegdatum ein.  Mit F5 oder Klick auf das Aufklappsymbol wird ein vollständiger Kalender angezeigt, aus dem das gewünschte Datum ausgewählt werden kann.

Liefer- und Zahlungsbedingung

Die Bedingungen können durch Auswahl (F5 oder Symbol) aus den Einstellungen eingesetzt werden. Im Text der Lieferbedingungen können Variablen verwendet werden, die beim Druck durch die entsprechende Zeitangabe ersetzt werden. Die Variablen beziehen sich auf das Lieferdatum, das Sie über das Symbol aus dem  Kalender auswählen können.

Eingabe der Artikel und Leistungen

Geben Sie eine Artikelnummer ein oder verwenden Sie die Suchfunktion zur Auswahl eines Artikels. Wenn Sie eine Beschreibungszeile erfassen möchten, lassen Sie das Feld Artikelnummer leer. Die Eingabe wechselt dann in den Modus zur Texteingabe. Geben Sie den Text ein und bestätigen die Position mit OK. Im Feld Bezeichnung können Sie über die Funktionstaste F5 oder durch klicken auf das Weiter-Symbol die Funktion Langtexte aufrufen und hier ggf. zusätzlichen Text erfassen, löschen oder ändern (siehe Artikelstamm).

Wenn Sie eine Artikelnummer wählen, die noch nicht im Artikelstamm erfasst wurde, werden Sie gefragt ob an dieser Stelle ein neuer Artikel erfasst werden soll. Geben Sie die Bezeichnung ein. Bei der Menge können Sie nach der Zahl eine Mengeneinheit im gleichen Feld angeben. Die Einheit wird dann als Text hinter dem Feld Menge angezeigt. Die Felder Preis und Rabatt (in%) bestimmen dann den Wert der Position. In der Auswahlbox Steuerschlüssel wählen Sie die Umsatzsteuer (siehe Einstellungen/Kontierung). In der Regel sind alle Werte voreingestellt, können aber geändert werden. Wenn Sie z.B. der Empfänger ein Auslandskunde ist, müssen Sie ggf. die Umsatzsteuer auf den entsprechenden Steuerschlüssel (z.B. EG mit UST-ID) ändern, damit die Umsatzsteuer auf dem Formular korrekt ausgewiesen wird.

Bearbeiten der Formularpositionen in der Tabelle

Wenn Sie die Tabelle mit den erfassten Positionen anklicken, können Sie mit der rechten Maustaste ein Auswahlmenü zur Bearbeitung der Artikelpositionen aktivieren.

Hier haben Sie die Möglichkeit die Struktur des Formulars zu bearbeiten. Wenn Sie beispielsweise die Reihenfolge der Positionen ändern möchten können Sie mit Zeile ausschneiden und Zeile einfügen die Positionen in die gewünschte Reihenfolge bringen. Auch das Einfügen von Leerzeilen, kann die Lesbarkeit des Formulars positiv beeinflussen.

Schließen Sie die Erfassung des Formulars mit Speichern (F8) ab.