Aktenordner

Was sind Akten?

In einer Akte werden Verknüpfungen zu internen und externen Programmen und Dokumenten gesammelt. Wie der Desktop unter Windows® können Sie hier beliebige Programme und Dokumente sammeln. Das Programm erkennt automatisch welche Anwendung einem Dokument zugeordnet ist und startet automatisch das Programm mit dem Dokument. Wenn Sie also z. B. ein Word-Dokument in eine Akte einfügen, wird beim Doppelklick auf das Dokument automatisch Microsoft Word® mit dem Dokument gestartet und Sie können das Dokument wie gewohnt bearbeiten, drucken etc.

Wozu brauchen wir das?

In Ihrer Datenbank sind nur die Informationen und Dokumente vorhanden, die vom Programm erzeugt wurden. Zu einem Geschäftsvorfall gehören aber u.U. noch Briefe, E-Mails und andere Informationen. Über die Verknüpfung zu diesen Dokumenten, können Sie eine nahezu vollständige Information zu einem Vorgang sammeln.

Funktionsweise

Die Funktion besteht aus 2 Teilen. Zuerst wird der Aktenordner angezeigt. Darin können Sie jetzt beliebig viele Akten anlegen. Mit einem Doppelklick auf eine Akte wird der Inhalt der Akte in einem neuen Fenster angezeigt.

Neue Akte anlegen

Drücken Sie die Schaltfläche Neu. Damit öffnen Sie einen Dialog um die Eigenschaften der Akte zu bestimmen:

Geben Sie hier die Bezeichnung für die Akte ein und bestimmen die Farbe des Ordners.

Löschen

Markieren Sie eine Akte mit der Maus und betätigen Sie die Schaltfläche Löschen. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Akte mit allen Inhalten gelöscht.

Bearbeiten

Über diese Funktion wird wieder der Dialog für die Eigenschaften angezeigt. Hier können Sie dann wieder Beschreibung und Farbe ändern.

Verknüpfung erstellen

Sie können für eine Akte eine Verknüpfung auf dem Schreibtisch der Anwendung erstellen. Somit können Sie per Schnellzugriff eine bestimmte Akte öffnen und müssen nicht über die Funktion Aktenordner eine Akte öffnen.

Die Verknüpfung ist als Schaltfläche auf dem Schreibtisch zu sehen. Mit einem einfachen Klick auf die Verknüpfung wird dann die Akte geöffnet. Wenn Sie die Position der Verknüpfung auf dem Schreibtisch ändern möchten, halten Sie die Umschalttaste gedrückt während Sie mit der Maus die Akte an eine beliebige Stelle auf dem Schreibtisch verschieben. Wenn Sie die Verknüpfung wieder entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung und wählen Sie Verknüpfung entfernen.